Respondiendo a las 6 preguntas para una exitosa planificación de eventos

Como agencia de eventos u organizador de eventos debes pensar en tus responsabilidades tal como lo haría un periodista que se encuentra tras la noticia para el artículo del año.

Esto es con la idea de contar la historia correcta a tu audiencia y asegurarte de que todas tus necesidades se están cumpliendo. Para ello te ayudará el responder a las tradicionales “preguntas” acerca de tu evento antes de seguir adelante con la planificación. Pero ¿cuáles son esas seis preguntas? Son los bloques de construcción de cualquier historia que dan como resultado la planificación de cualquier evento.

Comencemos:

1) ¿Por qué?

Esta pregunta representa el objetivo general de tu evento. ¿Por qué lo organizas en primer lugar? ¿Qué esperas lograr? Establecer estas metas por adelantado te ayudará a asegurarte de que cada pieza de tu evento se adapta al mismo fin.

Por ejemplo, un evento con el objetivo expreso de atraer nuevos clientes se ejecutará de una manera diferente a uno con el objetivo de recompensar a los clientes existentes por su devoción.

2) ¿Quién?

Ahora hay que preguntarse quién es tu público objetivo. Además: ¿quiénes son tus asistentes de ensueño, la gente que tendrías sentada en primera fila si el tiempo y las circunstancias lo permiten?

Construya tu evento con ellos en mente, los demás los seguirán. Esto te permitirá tener los personajes de marketing ideales durante la planificación que, a su vez, harán todo el proceso y el resultado estará cuidadosamente pensado.

3) ¿Qué?

Date el tiempo para la pregunta que te dará el tema del evento. ¿Qué cubrirá el evento? ¿Qué mensajes deseas transmitir a tu audiencia? Si bien tiene sentido tener una idea en mente desde el principio, tus objetivos establecidos y el público objetivo realmente van a coincidir con esta respuesta.

Puedes tener la mejor idea del mundo para un tema, pero si no es de interés para el público que deseas atraer no vale la pena otorgarle tu tiempo o energía.

4) ¿Dónde?

Una vez que hayas establecido los fundamentos de tu evento en sí, es el momento de averiguar la logística de su celebración. ¿Dónde se celebrará el evento? ¿El lugar será lo suficientemente grande para adaptarse a tu audiencia deseada … o lo suficientemente pequeño para que el espacio no se note? ¿Es el lugar capaz de cumplir con los requisitos de conexión y comunicación. ¿Cuenta con requisitos específicos como cafetería y estacionamiento?

Todos estos detalles te darán luz sobre si el lugar “deseado” es de hecho el lugar correcto para el evento que tienes en mente.

5) ¿Cuándo?

El momento de un evento es a menudo dictado por la elección del lugar y su disponibilidad, por lo que te sugerimos que resuelvas el último problema primero.

Una vez hecho esto, es el momento de decidir cuándo deseas organizar el evento. Entre las principales consideraciones se encuentran: ¿Están ocurriendo otros eventos importantes en el mismo lugar al mismo tiempo (piensa en el tráfico, viajes, audiencias reducidas)? ¿La fecha planeada entra en conflicto con los días festivos o las celebraciones nacionales o locales importantes?

Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a elegir un momento que no sea conflictivo y que permita que tu evento brille.

6) ¿Cómo?

Después de todo, esta pregunta retomará los hechos concretos sobre tu evento y te ayudará a convertirlos en un plan tangible y ejecutable. ¿Cómo vas a llevar este evento a la vida? ¿Qué se necesita para configurarlo?

Una vez que hayas respondido a estas seis preguntas, estarás en camino para conseguir una buena planificación y ejecución de un evento espectacular. ¡Buena suerte!